Система ведения памяток: как успеть всё и сразу

Человеческий ум любит, когда на день составлен точный план действий – таким образом, простой акт планирования освобождает людей от бремени незавершенных задач. Если ежедневный график бизнес-леди и электронный почтовый ящик находятся в полном беспорядке, она часто остается в состоянии паралича из-за большого объема нерешенных задач, которые необходимо держать в уме. В этом вопросе женщине могут помочь обычные памятки. Психолог Дэвид Аллен исследовал вопросы личной производительности людей и создал целую систему, которая позволит людям делать дела вовремя.

Основа системы

Сердцем системы является способ организации вещей (которые нужно сделать), основанный работе с занятыми людям и помощи им в поиске времени для вещей, которые они действительно хотят делать. Через десять лет спустя после того как книга Аллена, посвященная этой теме, была впервые опубликована в 2001 году, научные исследования догнали гуру производительности и показали, почему именно его система настолько популярна и так эффективна.

Основным принципом Аллен считает ведение системы памяток, в которые человек должен записывать все, что должен помнить, и эффективной подачи их. Это, казалось бы, простая техника базируется на гораздо большем, чем просто список дел. «Эффективная подача», подразумеваемая Алленом, значит систему из трех частей: архива, где хранятся вещи, которые могут понадобиться в один прекрасный день; списка текущих задач, в котором все данные хранятся в виде действий; и «файла затруднений» из 43 папок, в котором нужно организовать напоминания о развлечениях (43 папки - для следующего тридцать одного дня, плюс ближайших 12 месяцев).

Список задач

Текущий список задач является особым видом списка дел, потому что все задачи, определены действиями, которые необходимо предпринять, чтобы добиться прогресса в них. Эта простая идея является весьма эффективной в оказании помощи при решении задач из списка дел. В качестве примера, можно попробовать собрать сложные элементы из собственного списка дел и пересмотреть их, пока они не станут чем-то, что на самом деле включает в себя перемещение одной из конечностей человека. Какая-нибудь необходимая, но неинтересная памятка, такая как «Организация нового забор для сада» превращается в «Позвонить соседу и спросить, кто чинил его забор». Или, еще лучше, с дальнейшими уточнениями о том, как двигать пальцами: «Набрать номер и спросить у Марка, кто чинил его забор».

Разбиение каждой задачи на составляющие её отдельные действия позволяет конвертировать свою работу на действия, которые можно либо физически сделать, либо счастливо забыть о них, зная, что эти дела находятся где-то в системе памяток. Каждый день человек берет в руки папку на этот день и либо выполняет пункт, либо откладывает его в другую папку для будущего дня или месяца.

Особенности женского ума

Так в чем же психологические причины, поддерживающие теорию? Рой Баумайстер из университета штата Флорида был заинтересован в старом явлении, называемом эффектом Зейгарника - склонности женского ума зацикливаться на незавершенных задачах и забывать их, как только они закончены. Например, складывая цифры в уме, люди хорошо помнят каждый этап действия, но как только результат будет получен, все детали забываются.

Таким образом, невыполненные цели вмешиваются в способность выполнять последующие задачи. Ученые обнаружили, что люди хуже справлялись с задачами, требующими раздумий, когда они были лишены возможности доделать простую разминочную задачу - потому что она застряла в их активной памяти. Тогда ученые позволили некоторым людям строить планы о том, как закончить разминочную задачу. В результате, эти люди были освобождены от отвлекающего эффекта и успешно справлялись с основным заданием.

Итак, вместо того, чтобы удалять задачи из своего поля зрения, завершая их, исследователи предлагают просто иметь хороший план, когда и как их сделать. Сам акт составления системы памяток, удовлетворяет «зуд», который держит незавершенные задачи в человеческой памяти.

Источник - www.raut.ru